Poser une question à l'assistant IA
Billie est l'assistant IA intégré à Finaxis. Il répond en langage naturel à vos questions sur vos comptes à recevoir, en français ou en anglais, à partir de vos données réelles. Il peut aussi préparer des courriels de relance, mais il n'envoie jamais rien de lui-même.
Avant de commencer
- Vos clients et vos factures doivent déjà être dans Finaxis. L'assistant lit les mêmes données que le reste de la plateforme.
- L'assistant répond dans la langue de votre interface. Changez la langue de l'interface pour obtenir les réponses dans l'autre langue.
Ouvrir l'assistant
- Dans le menu de gauche, sous IA, cliquez sur Assistant IA.
- L'écran d'accueil s'ouvre avec les pastilles de commandes rapides, les cartes SUGGESTIONS et les cartes VISUALISATIONS.
- Écrivez votre question dans le champ du bas, puis appuyez sur Entrée. Utilisez Maj et Entrée ensemble pour ajouter un retour de ligne au lieu d'envoyer.
Poser une question dans vos mots
Aucune syntaxe particulière n'est requise. Posez une question sur un client ou sur l'ensemble de votre portefeuille, puis enchaînez dans la même conversation. L'assistant retient le client dont vous parlez : une question de suivi courte comme « et son historique de paiement? » s'applique encore à ce client.
- Sur un client : son solde dû, ses factures, ses habitudes de paiement, les relances déjà envoyées et les réponses reçues.
- Sur votre portefeuille : total à recevoir, répartition par ancienneté, comptes à risque, performance de recouvrement, encaissements prévus des prochaines semaines et relances en attente.
- Sur votre équipe : les soldes et les relances des clients attribués à chaque personne.
À noter : L'assistant répond uniquement aux questions qui touchent vos comptes à recevoir, vos clients et votre recouvrement. Il décline poliment tout le reste.
Utiliser les commandes rapides
- Tapez / dans le champ de question. La liste des commandes apparaît au-dessus du champ.
- Déplacez-vous avec les flèches, puis appuyez sur Entrée ou Tab pour insérer la commande. Appuyez sur Échap pour fermer la liste.
- Appuyez de nouveau sur Entrée pour lancer la commande. Vous pouvez aussi cliquer une pastille de commande sur l'écran d'accueil.
| Commande | Ce que vous obtenez |
|---|---|
| /resume | Vue d'ensemble de votre portefeuille |
| /aging | Répartition des soldes par ancienneté |
| /top10 | Les 10 plus gros soldes clients |
| /critique | Comptes à risque à surveiller |
| /relance [client] | Rédiger un courriel de relance pour ce client |
| /analyse [client] | Analyser la situation de ce client |
À noter : Les deux dernières commandes acceptent un nom de client juste après la commande, par exemple /relance Garage Auto Pro. L'assistant travaille alors sur ce client sans vous le redemander.
Obtenir un graphique de vos données
Demandez un graphique dans votre question, par exemple « montre-moi un graphique de la répartition par ancienneté », ou cliquez une des cartes VISUALISATIONS de l'écran d'accueil. L'assistant trace des graphiques à bandes, des barres horizontales, des courbes et des diagrammes circulaires directement dans la conversation.
- Les graphiques de votre portefeuille sont bâtis avec les données que l'assistant a réellement consultées. Quand l'historique derrière un type de graphique demandé est absent, il dessine plutôt un exemple clairement identifié.
- Quand les données se résument à un ou deux points, l'assistant répond en texte, sauf si vous insistez pour un graphique.
- Demandez un autre format, par exemple un diagramme circulaire, et l'assistant redessine les mêmes données.
Ce que l'assistant fait et ne fait pas
- Il lit vos données réelles. Chaque chiffre d'une réponse vient d'une consultation dans Finaxis, et les factures sont toujours identifiées par leur numéro de facture.
- Il peut préparer un courriel de relance ou un SMS, ajouter une note interne à un client, annuler un brouillon et générer un état de compte.
- Il n'envoie jamais de message. Les messages préparés vous attendent sur la page Actions.
- Il ne peut pas réécrire le sujet ou le corps d'un brouillon existant depuis la conversation. Ouvrez le brouillon sur la page Actions pour le modifier.
- Chaque conversation vous appartient. Vos collègues n'y ont pas accès, et son contenu est conservé chiffré.
Résoudre les problèmes de l'assistant
| Situation | Quoi faire |
|---|---|
| L'assistant ne trouve pas le client | Vérifiez l'orthographe sur la page Clients. L'assistant essaie aussi des formes plus courtes du nom et vous demande de confirmer quand la correspondance est incertaine. |
| La réponse s'arrête ou une erreur mentionne la longueur de la conversation | La conversation est devenue trop longue. Cliquez sur Nouvelle conversation et reposez votre question. |
| Un message indique que vous avez atteint une limite d'utilisation | Finaxis limite le volume de travail demandé par conversation et par utilisateur. Démarrez une nouvelle conversation ou réessayez plus tard. |
| La réponse est dans la mauvaise langue | Les réponses suivent la langue de votre interface. Changez la langue de l'interface, puis reposez la question. Les messages préparés suivent plutôt la langue du client. |
| Un chiffre ne concorde pas avec une autre page | Les deux viennent des mêmes données, mais une page restée ouverte peut être dépassée. Actualisez la page, puis comparez de nouveau. |
L'assistant n'a pas répondu comme prévu? Écrivez à [email protected] avec votre question et notre équipe vous aidera.
Articles liés
Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez?
Notre équipe de soutien est là pour vous aider.