Politique de confidentialité — Finaxis Inc.

1) Qui est responsable?

Finaxis Inc. (Québec, Canada) est responsable du traitement des renseignements personnels dans le cadre du Service.

Responsable de la protection des renseignements personnels / Contact :
[email protected]

2) Rôles : Client vs Utilisateurs

Le Service est offert aux organisations (le « Client »). Les employés/agents du Client qui utilisent le Service sont des « Utilisateurs autorisés ».

• Le Client contrôle généralement les paramètres du portail (tenant) et les autorisations des Utilisateurs.
• Les Utilisateurs autorisés peuvent connecter leur boîte courriel individuellement (selon les paramètres SSO de l'organisation).

3) Renseignements que nous collectons

Nous pouvons collecter les catégories suivantes :

A) Données de compte et d'utilisation

• informations d'identification (nom, courriel professionnel, rôle);
• paramètres du compte et préférences;
• journaux d'utilisation (actions dans l'app, horodatages, identifiants techniques);
• informations de sécurité (ex. journaux d'authentification, adresses IP à des fins de sécurité).

B) Données liées aux comptes à recevoir

informations commerciales saisies/importées par le Client (ex. comptes à recevoir, factures, statuts, notes, historiques d'actions).

C) Données de boîtes courriel connectées (Google / Microsoft)

Lorsque vous connectez une boîte courriel, selon les autorisations accordées et les options activées, nous pouvons traiter :

• Envoi : informations nécessaires pour envoyer des courriels depuis votre boîte (destinataires, objet, contenu, pièces jointes si applicable).
• Lecture (optionnelle) : si l'option est activée, Finaxis peut lire des courriels limités aux threads gérés par le Service, afin de :
  • afficher l'historique des communications pour un compte spécifique; et/ou
  • générer des suggestions d'approche liées à ce compte.

Important: Nous ne parcourons pas toute votre boîte de réception. La lecture est limitée aux fils de discussion gérés par l'app et nécessaires aux fonctionnalités visibles dans l'interface.

D) Journaux d'erreurs et diagnostic

Nous collectons des journaux techniques pour détecter et corriger des erreurs. Nous utilisons Sentry dans une installation auto-hébergée sur notre infrastructure. Nous cherchons à minimiser les données personnelles dans ces journaux et à éviter d'y inclure le contenu des courriels.

E) Données de site web (si applicable)

Notre site peut utiliser des témoins (cookies) nécessaires au fonctionnement et, selon configuration, des témoins analytiques. Vous pouvez contrôler les témoins via votre navigateur.

4) Comment nous utilisons les renseignements

Nous utilisons les renseignements pour :

1. Fournir le Service (ex. afficher les comptes, factures, historiques, exécuter des flux de travail).
2. Envoyer des communications depuis la boîte courriel connectée, selon vos paramètres.
3. Afficher l'historique des communications liées à un compte dans Finaxis.
4. Suggérer des actions / formulations (analytique/IA) à partir des échanges d'un compte spécifique, pour aider au suivi des comptes à recevoir.
5. Sécuriser le Service (prévenir la fraude, gérer les accès, surveiller les incidents).
6. Assurer la fiabilité (diagnostic d'erreurs, performance, support).
7. Gérer la relation commerciale (facturation, administration, conformité légale).

5) Isolation des portails et usage « non partagé »

A) Portails isolés (tenant isolation)

Chaque Client dispose d'un environnement isolé. Les données d'un Client ne sont pas accessibles aux autres Clients.

B) Pas de « feed » entre clients

Nous n'utilisons pas les données d'un portail pour alimenter un autre portail.

C) IA : pas d'entraînement généralisé

Finaxis n'utilise pas les Données Client pour entraîner des modèles d'IA généralisés partagés entre Clients. Les traitements (analytique/IA) visent à fournir des fonctionnalités dans le portail du Client (ex. suggestions liées à un compte précis).

6) Google / Microsoft : divulgations et « Limited Use »

Lorsque vous connectez Google Workspace/Gmail ou Microsoft 365/Outlook, nous traitons les données uniquement pour fournir les fonctionnalités demandées et visibles dans l'interface (envoi de courriels, historique lié à un compte, suggestions liées au suivi AR), conformément aux autorisations accordées.

Nous ne vendons pas les données issues des APIs Google/Microsoft, et nous ne les utilisons pas pour la publicité.

7) Avec qui nous partageons les renseignements?

Nous ne vendons pas les renseignements personnels.

Nous pouvons communiquer des renseignements dans les cas suivants :

• Fournisseurs et sous-traitants: uniquement dans la mesure nécessaire pour exploiter et sécuriser le Service (hébergement, stockage, sauvegardes, services d'exploitation). Lorsque requis, nous imposons des obligations de confidentialité et de sécurité.
• Conformité légale: si la loi l'exige (ex. ordonnance, obligation légale) ou pour protéger nos droits, notre sécurité, ou celle des utilisateurs.
• Avec votre consentement: lorsque vous nous y autorisez explicitement.

Une liste de nos sous-traitants peut être fournie sur demande.

8) Conservation et suppression

Pendant la relation active : nous conservons les données aussi longtemps que le portail Client est actif et nécessaire pour fournir le Service.

Après résiliation :

• Export sur demande : le Client peut demander un export dans les 30 jours suivant la résiliation.
• Suppression : sous réserve d'obligations légales, de prévention de la fraude ou de contraintes de sécurité, nous supprimerons ou anonymiserons les données des systèmes actifs dans un délai pouvant aller jusqu'à 90 jours.
• Sauvegardes : certaines données peuvent demeurer dans des sauvegardes (rotation) jusqu'à 12 mois, puis être supprimées.

9) Sécurité

Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables adaptées au risque, notamment :

• contrôle d'accès et séparation des tenants;
• chiffrement au repos pour les données stockées;
• mesures de surveillance et de journalisation pour la sécurité;
• pratiques de minimisation (notamment pour les journaux d'erreurs).

Aucune mesure n'offre une sécurité absolue; toutefois, nous travaillons à réduire les risques et à réagir aux incidents.

10) Vos choix et vos droits

Selon votre situation (Utilisateur autorisé ou personne concernée) :

• Révocation des accès Google/Microsoft: vous pouvez révoquer l'accès de Finaxis à votre compte via les paramètres Google/Microsoft et/ou le Service.
• Accès et correction: vous pouvez demander l'accès à vos renseignements personnels et leur rectification.
• Suppression / retrait de consentement: vous pouvez demander la suppression de certains renseignements, sous réserve d'obligations légales et contractuelles. Vous pouvez aussi retirer votre consentement lorsque applicable.
• Plainte / questions: contactez-nous à [email protected].

Si vous êtes un Utilisateur autorisé d'un Client, certaines demandes (ex. export/suppression au niveau du portail) peuvent devoir être adressées via votre administrateur Client.

11) Transferts et lieux de traitement

Finaxis exploite le Service à partir du Québec. Selon l'architecture choisie et l'emplacement de nos fournisseurs, certains renseignements peuvent être traités dans d'autres juridictions. Dans tous les cas, nous appliquons des mesures de protection contractuelles et organisationnelles raisonnables.

12) Enfants

Le Service est un produit B2B et n'est pas destiné aux enfants.

13) Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette Politique. La version à jour sera publiée sur notre site avec une nouvelle date de mise à jour. En cas de changement important, nous pourrons fournir un avis additionnel.

14) Nous joindre

Finaxis Inc.
Courriel : [email protected]