Conditions d'utilisation — Finaxis Inc.

1) Acceptation

En accédant au Service ou en l'utilisant, vous déclarez avoir l'autorité d'engager votre organisation et vous acceptez d'être lié par les présentes Conditions.

2) Description du Service

Finaxis est un logiciel destiné à soutenir la gestion des comptes à recevoir et le suivi des factures (à venir, dues, en retard) via des flux de travail, des rappels et des communications liées à une relation d'affaires existante entre le Client et ses propres clients.

3) Comptes, accès et sécurité

Vous êtes responsable :

• de l'exactitude des informations fournies;
• de la gestion des accès (utilisateurs autorisés) et des droits associés;
• de la confidentialité des identifiants et des mesures de sécurité appliquées dans votre environnement (incluant l'activation de l'authentification multifacteur lorsque disponible).

4) Services tiers (Google / Microsoft) — Connexion de boîtes courriel

Le Service peut permettre à chaque utilisateur autorisé de connecter sa boîte courriel à des services tiers, notamment :

• Google Workspace / Gmail (via autorisation OAuth/SSO), et/ou
• Microsoft 365 / Outlook (via autorisation OAuth/SSO).

Connexion individuelle. Chaque utilisateur d'une même organisation doit connecter sa boîte courriel individuellement, selon les paramètres d'authentification (SSO) et de sécurité de l'organisation.

Contrôle des autorisations. L'utilisateur choisit d'accorder ou non des autorisations et peut les révoquer en tout temps via son compte Google/Microsoft et/ou les paramètres du Service.

Portée limitée. Lorsque l'option de lecture est activée, l'accès de Finaxis aux courriels est limité aux fils de discussion (threads) gérés par le Service et nécessaires à :

• afficher l'historique d'un compte dans Finaxis; et/ou
• fournir les fonctionnalités de suggestion et d'assistance liées à ce compte.

5) Envoi de courriels et automatisation

Le Service peut générer des brouillons, suggestions et/ou envoyer des courriels à partir de la boîte de l'utilisateur, selon la configuration choisie.

• Mode co-pilote (actuel) : l'utilisateur valide avant l'envoi.
• Automatisation (optionnelle) : certaines actions d'envoi peuvent être autorisées par l'utilisateur selon des paramètres (par utilisateur, par compte à recevoir, par situation).

Vous demeurez responsable de la configuration, de la supervision et de l'usage du Service, y compris des communications envoyées depuis votre domaine/boîte courriel.

6) Usage acceptable et conformité

Vous acceptez de ne pas utiliser le Service pour :

• l'envoi de spam, de messages non sollicités, ou des campagnes marketing de masse;
• l'hameçonnage (phishing), l'usurpation d'identité, la fraude, ou tout contenu illégal;
• le harcèlement, la collecte non autorisée d'adresses, ou la violation des politiques de Google/Microsoft.

Relation d'affaires / finalité. Le Service est destiné au suivi des comptes à recevoir et à des communications liées à une relation d'affaires existante (ex. factures à venir, dues, en retard, suivis de paiement). Vous déclarez et garantissez que vous contactez uniquement des destinataires avec lesquels vous avez un lien d'affaires approprié et, lorsque requis, les consentements nécessaires (incluant pour les communications par courriel et/ou SMS).

Pas une plateforme marketing. Finaxis n'est pas une plateforme de marketing ou d'envoi de campagnes promotionnelles. Vous vous engagez à ne pas utiliser le Service pour des envois promotionnels de masse, l'achat/location de listes, ou des pratiques assimilables à du marketing non sollicité.

Mesures de contrôle. Afin de protéger le Service, nos utilisateurs et les tiers, Finaxis peut, à sa discrétion raisonnable, limiter, suspendre ou retirer l'accès au Service ou à certaines fonctionnalités de messagerie (courriel et/ou SMS), pour un utilisateur, un compte, un portail (tenant) ou une organisation, notamment en cas de soupçon d'abus, de non-conformité, de risque de sécurité, d'atteinte à la réputation d'envoi (deliverability), ou de violation des présentes Conditions.

7) Données du Client, confidentialité et isolement des portails

Propriété. Les données que vous soumettez, chargez, ou auxquelles vous donnez accès demeurent vos données (les « Données Client »).

Isolement. Chaque portail client est isolé : Finaxis n'utilise pas les Données Client d'un portail pour alimenter un autre portail.

Traitement. Finaxis traite les Données Client uniquement pour fournir, sécuriser, maintenir et améliorer le Service dans votre portail, notamment pour :

• afficher l'historique des communications liées à un compte;
• générer des suggestions et actions liées à ce compte;
• exécuter les flux de travail configurés.

8) IA et suggestions

Le Service peut utiliser des techniques d'analyse et/ou d'IA pour proposer des actions, des formulations ou des stratégies de suivi à partir des échanges liés à un compte spécifique.

Pas d'entraînement généralisé. Finaxis n'utilise pas les Données Client pour entraîner des modèles d'IA généralisés partagés entre clients. Les traitements sont effectués pour fournir les fonctionnalités dans votre portail.

9) Stockage, sécurité et journaux techniques

Finaxis met en place des mesures de sécurité raisonnables. Les courriels et données stockées dans la plateforme peuvent être chiffrés au repos.

Finaxis peut collecter des journaux techniques (logs) pour diagnostiquer des erreurs et assurer la fiabilité du Service. Nous utilisons Sentry dans une installation contrôlée sur notre infrastructure. Nous cherchons à minimiser les données personnelles dans les logs et à éviter d'y inclure le contenu des courriels.

10) Durée, résiliation et suppression des données

Les présentes Conditions s'appliquent tant que vous utilisez le Service.

Export des données (sur demande). En cas de résiliation, le Client peut demander un export de ses données. Cette demande doit être faite dans les 30 jours suivant la résiliation.

Suppression des données. Sous réserve d'obligations légales, de prévention de la fraude ou de contraintes de sécurité, Finaxis supprimera ou anonymisera les Données Client des systèmes actifs dans un délai pouvant aller jusqu'à 90 jours suivant la résiliation.

Sauvegardes. Certaines données peuvent persister dans des sauvegardes pour une période limitée (rotation) pouvant aller jusqu'à 12 mois, après quoi elles seront supprimées conformément à nos pratiques de suppression.

Finaxis peut suspendre ou résilier l'accès en cas de non-paiement, d'abus, de violation de ces Conditions ou de risque de sécurité.

Finaxis peut également désactiver temporairement ou définitivement les fonctionnalités d'envoi (courriel/SMS) pour un utilisateur, un compte ou un portail, en cas d'abus ou de risque de conformité/sécurité.

11) Frais, renouvellement et absence de remboursement

Les frais, modalités de paiement, durée d'abonnement, renouvellement et tout autre terme commercial applicable sont précisés dans un bon de commande, contrat d'abonnement ou autre entente commerciale conclue entre Finaxis et le Client (l'« Entente commerciale »). En cas de conflit entre les présentes Conditions et l'Entente commerciale, l'Entente commerciale prévaudra pour les éléments commerciaux.

Sauf indication contraire dans l'Entente commerciale, les frais sont non remboursables.

12) Propriété intellectuelle

Le Service, ses logiciels, marques, interfaces et contenus (à l'exception des Données Client) appartiennent à Finaxis ou à ses concédants. Vous recevez une licence limitée, non exclusive et révocable d'utilisation du Service pendant la durée de l'abonnement, sous réserve du respect des présentes Conditions.

13) Exclusion de garanties

Dans la mesure permise par la loi, le Service est fourni « tel quel » et « selon disponibilité ». Finaxis ne garantit pas que le Service sera exempt d'erreurs, ininterrompu ou qu'il répondra à toutes les exigences du Client.

14) Limitation de responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, Finaxis ne sera pas responsable des dommages indirects, spéciaux, accessoires, exemplaires ou punitifs. La responsabilité totale de Finaxis, pour tout recours relatif au Service, est limitée aux montants payés par le Client pour le Service au cours des six (6) derniers mois précédant l'événement donnant lieu à la réclamation.

15) Indemnisation

Vous acceptez d'indemniser et de tenir Finaxis quitte de toute réclamation, perte, responsabilité, dommages et dépenses (incluant des frais juridiques raisonnables) résultant de votre usage du Service, incluant l'envoi de communications illégales, la violation de droits de tiers, ou la non-conformité aux lois applicables.

16) Modifications

Nous pouvons modifier ces Conditions de temps à autre. La version à jour sera publiée sur notre site avec une date de mise à jour. L'utilisation continue du Service après modification constitue une acceptation des Conditions mises à jour.

17) Droit applicable

Les présentes Conditions sont régies par les lois applicables dans la province de Québec et les lois fédérales du Canada applicables, sans égard aux règles de conflit de lois.

18) Nous joindre

Questions sur ces Conditions ou la confidentialité : [email protected]