Le changelog de Finaxis

Le courriel d'un état de compte liste les factures ouvertes

Quand vous joignez un état de compte à un message, le courriel nomme chaque facture ouverte du client, les mêmes que sur l'état de compte. Chaque gabarit décide si leurs PDF partent aussi.

Le menu Insertion dans les états de compte

L'objet et le message d'un état de compte se rédigent avec le menu Insertion, comme un gabarit de message.

Les écritures de journal QuickBooks sont synchronisées

Une écriture de journal qui touche le compte clients dans QuickBooks arrive dans Finaxis, au compte du client concerné. Un crédit réduit ce qu'il doit, une charge s'ajoute comme un montant dû.

Supprimer un gabarit Finaxis, et le restaurer

Un gabarit Finaxis dont votre équipe ne se sert pas se supprime de votre liste et du composeur. Il se restaure ensuite tel qu'il était, avec vos modifications.

Importer votre signature de courriel

La signature d'une boîte Gmail ou Google Workspace se reprend automatiquement. Pour Outlook et Microsoft 365, comme pour une signature conçue dans un outil de signature, Importer une signature accepte la signature HTML telle quelle, avec sa mise en page et ses images. Les images de la signature partent intégrées au courriel.

Signer un message du nom de la personne qui l'envoie

Le champ Mon nom complet insère, dans un courriel, un SMS ou un état de compte, le nom de l'utilisateur qui envoie le message. Le champ du contact s'appelle désormais Nom complet du contact.

Suivre les chèques postdatés

Un chèque postdaté s'enregistre avec sa date, son montant et les factures qu'il paie. Les relances de ces factures sont en pause jusqu'à sa date, et le jour venu, une notification rappelle de l'encaisser.

Dater une note interne ou un appel

Une note interne s'ajoute et se modifie dans une fenêtre, avec une Date de la note modifiable, et la fiche trie les notes par cette date. Le brief d'appel a aussi une Date de l'appel, pour consigner un appel au moment où il a eu lieu.

Voir le détail d'une facture sans quitter la fiche client

Un clic sur une facture ou un crédit ouvre son détail : statut, total, payé et solde dû, dates et conditions, avec les onglets Paiements, Relances et Historique. Le détail permet aussi de copier le lien de paiement, d'ouvrir le PDF ou d'envoyer une relance.

Suivre tout ce qui s'est passé sur un compte client

Dans la fiche client, Activité s'ouvre sur trois onglets : Historique, Communications et Notes internes. L'Historique montre, du plus récent au plus ancien, les factures et crédits émis, les paiements, les courriels, SMS et appels, les notes et les échéances des promesses de paiement, en affichage Compact ou Détaillé.

Un menu Insertion dans l'éditeur de message

Dans l'éditeur de courriel et de SMS, le bouton Insertion, après les outils de style, regroupe les champs, la boucle Pour chaque facture et ses champs. Le menu explique ce que fait la boucle.

Modifier un client sans quitter sa fiche

Modifier le client s'ouvre dans la fiche, en pleine largeur et sur deux colonnes en grand écran. Les responsables du compte se lisent en liste : une étoile désigne le principal, et Ajouter un responsable cherche parmi les autres utilisateurs.

Enregistrer une promesse de paiement

Une promesse de paiement s'enregistre avec le montant et la date convenus avec le client, lors d'un appel ou à la main. Les relances automatiques en tiennent compte d'elles-mêmes : en pause tant que la promesse est en cours, elles reprennent si les factures sont encore ouvertes.

Une compagnie QuickBooks déconnectée reste archivée 30 jours

Déconnecter QuickBooks demande une confirmation, et les données de la compagnie sont archivées pendant 30 jours. Reconnecter la même compagnie d'ici là restaure ses clients, contacts, factures et paiements, avec leurs assignations. Les actions et les relances ne sont pas restaurées.

Chercher un client depuis n'importe quelle page

Dans la barre du haut, Rechercher un client ou une page montre dès deux caractères les clients qui correspondent, avec leurs factures en retard et leur niveau de risque, et les pages du menu. Vide, il propose vos clients récents, et ⌘K ou Ctrl K y place le curseur.

Voir quelle compagnie est connectée à QuickBooks et à Acomba

La page du connecteur QuickBooks nomme la compagnie connectée, et la dernière compagnie connectée une fois le connecteur déconnecté. La page Acomba nomme la compagnie synchronisée et son dossier, avec l'agent Acomba 1.4.0 ou plus récent.

Trouver un client par le contenu de ses notes

Dans la liste Clients, le filtre « Note contient » garde les clients dont une note interne ou le champ Notes de la fiche contient tous les mots tapés, sans égard à la casse ni aux accents. Billie peut aussi retrouver un client par ses notes.

Le journal d'activité d'un client, dans sa fiche

Dans la fiche d'un client, Journal d'activité montre les opérations qui l'ont visé et les envois groupés qui l'ont touché, sans quitter la fiche. Il est réservé aux administrateurs de l'instance.

Un bilan des nouveaux contacts HubSpot

Sur la page du connecteur HubSpot, le Bilan des nouveaux contacts se règle chaque jour, chaque semaine ou chaque mois. Il compte les contacts rattachés à un client et ceux sans correspondance, et ouvre la section Lier des clients.

Connecter Billie à l'instance où vous travaillez

Quand votre compte Slack, Teams ou Google Chat répond pour une autre instance, Profil › Notifications la nomme et propose « Connecter Billie à cette instance ». Les notifications de l'instance arrivent alors dans votre clavardage.

Total en retard et deux colonnes de paiement dans les factures d'un client

Dans la fiche client, le tableau des factures ajoute une tuile Total en retard, la somme des tranches de retard par devise. Deux colonnes s'activent par l'engrenage : Date dernier paiement et Total payé.

Être prévenu quand on vous assigne des clients

La cloche annonce les clients qui vous sont assignés et qui les a assignés, en une seule notification par assignation. Un clic ouvre la liste filtrée sur vos comptes, ou la fiche s'il s'agit d'un seul client.

Un profil qui sépare votre compte et vos instances

Mon profil regroupe Informations et Sécurité sous Mon compte, puis Notifications et Boîte courriel sous l'instance ouverte. Un bandeau nomme cette instance et permet d'en changer sans quitter la page.

Les graphiques de Billie dans Slack, Teams et Google Chat

Dans le clavardage, Billie peut répondre par un graphique en barres, en courbe ou en secteurs, inséré dans sa réponse comme dans l'application.

Un centre de notifications dans l'application

La cloche de l'en-tête signale les réponses de vos clients à vos relances, la fin de vos imports CSV, les synchronisations en échec et les connecteurs ou boîtes d'envoi déconnectés. Un clic ouvre l'endroit concerné, et la page Notifications garde l'historique, avec des filtres par type.

Recevoir vos notifications dans Slack, Teams ou Google Chat

Une fois votre compte de clavardage lié à Billie, les notifications de la cloche y arrivent aussi, chacune avec un bouton qui ouvre la page concernée.

Choisir les PDF joints à un rappel, facture par facture

Dans le composeur, le bouton Factures donne à chaque facture visée son interrupteur PDF. La facture reste listée dans le message, et son PDF n'est joint que si l'interrupteur est actif.

Choisir où recevoir chaque notification

Dans votre profil, sous Notifications, chaque type a son interrupteur pour l'application, le clavardage et le courriel, instance par instance. Les alertes de synchronisation et de déconnexion restent toujours actives dans l'application.

En-têtes fixes dans les tableaux Actions

Dans les quatre onglets d'Actions, l'en-tête du tableau reste visible sous la barre du haut pendant que la page défile, comme dans Clients et Comptes à recevoir.

Exporter vos comptes à recevoir facture par facture

Dans Paramètres, le bouton Exporter le portefeuille télécharge en CSV chaque facture ouverte et chaque crédit de votre portefeuille.

Exporter les factures encaissées en CSV

Dans Historique des encaissements, le bouton Exporter CSV de la section Factures encaissées exporte toutes les factures de la période et du responsable choisis, dans l'ordre du tableau. En tête du fichier, un bloc rappelle la période, le responsable et la devise.

Une liste Clients faite pour les gros volumes

Sur un gros portefeuille, la liste Clients s'ouvre et réagit vite : elle charge une page à la fois, et le tri, la recherche et les filtres portent sur l'ensemble des clients.

• La recherche trouve chaque mot du nom, dans n'importe quel ordre, sans tenir compte des majuscules ni des accents
• Un nouveau filtre Doit un montant garde les clients qui doivent encore quelque chose, net de leurs crédits
• Une sélection peut couvrir plusieurs pages pour exporter ou supprimer en lot, et Effacer la sélection la vide

Aide et commentaires, sur chaque page

Le bouton Aide et commentaires, en bas à gauche, sert à signaler un problème, poser une question ou laisser un commentaire. Pour un problème, la page est capturée et vous pouvez l'annoter avant l'envoi.

• Tracez des cadres, des flèches et du texte sur la capture
• Masquez les données à ne pas montrer
• Capturez plusieurs pages pour un même problème

Ajouter et modifier un contact dans une fenêtre

Sur la page Contacts de la fiche client, Ajouter un contact et le crayon de chaque contact ouvrent la même fenêtre. Elle s'ouvre aussi depuis le choix des destinataires du composeur, et le contact créé y est coché.

Ajouter des destinataires en CCi

Le composeur a un champ CCi à côté du CC. En CC comme en CCi, vous pouvez mettre un membre de votre équipe en copie ou saisir une adresse qui n'est pas un contact du client, celle d'un comptable externe par exemple.

Choisir les destinataires par défaut d'un client

Sur la fiche client, la page Gabarits enregistre qui reçoit vos envois : une liste par défaut, une pour les états de compte automatiques et une par gabarit de message. Les relances automatiques partent à la liste par défaut, et le composeur part de la liste du gabarit choisi.

Mettre l'état de compte à vos couleurs

Dans Paramètres, section Entreprise, choisissez une couleur principale et une couleur d'accent pour l'état de compte, qui porte aussi le logo de l'entreprise. Un aperçu montre le document avec vos réglages avant l'enregistrement.

Joindre les factures à l'état de compte

Dans Paramètres, section État de compte, choisissez d'envoyer l'état de compte seul ou avec le PDF des factures qu'il liste, et changez ce choix client par client. L'état de compte présente les factures ouvertes ou partiellement payées et les crédits encore disponibles.

Chercher un client par son identifiant externe

La recherche de la liste Clients trouve un client par son identifiant externe, par exemple le numéro de client d'un import CSV. L'identifiant s'affiche sous le nom dans la fiche client, et une colonne Identifiant externe s'active dans Colonnes du tableau.

Joindre toutes les factures impayées à un rappel

Un rappel peut lister et joindre toutes les factures impayées du client, et le bouton Pièces jointes du composeur réunit les factures et l'état de compte. Si les PDF sont trop lourds pour la boîte d'envoi, le composeur propose de joindre l'état de compte, et les factures restent listées dans le message.

Régler la langue et les mises à jour du connecteur Acomba

Le connecteur Acomba s'affiche en français ou en anglais, au choix dès l'installation. Dans ses paramètres, vous décidez aussi si ses mises à jour s'installent automatiquement, sur votre accord ou seulement quand vous les demandez.

Choisir comment le connecteur Acomba s'exécute

À l'installation, le connecteur Acomba propose deux modes : le service Windows, qui synchronise en continu, ou l'application Acomba Sync, qui synchronise tant que l'utilisateur est connecté, avec ses propres accès réseau. Le mode se change ensuite dans les paramètres du connecteur.

Demander à Billie par quel client commencer

Billie classe vos clients selon ce qu'ils doivent dans la tranche 91 jours et plus, net de leurs crédits, et nomme le premier à collecter avec ses chiffres.

Voir le crédit du client avant d'envoyer un rappel

Quand le client a un crédit à son dossier, la fenêtre d'envoi d'un rappel l'affiche sous le solde total dû, avec un bandeau qui en donne le montant. Le crédit n'est pas déduit du solde.

Reproduire le rapport d'âge d'Acomba ou de QuickBooks

Dans Âge des comptes, un préréglage Acomba ou QuickBooks règle d'un coup la page sur la forme du rapport de votre logiciel comptable. Tant que vous n'avez rien réglé, la page s'ouvre sur le préréglage de votre connecteur. Elle se trouve dans le menu Administration.

• Calculez l'âge à partir de la date de facturation ou de la date d'échéance
• Scindez la colonne Courant en deux, comme QuickBooks
• Incluez ou non les documents postdatés

Choisir les périodes de Comptes à recevoir

Réglez le nombre de périodes et le nombre de jours par période. Les crédits ont leur propre colonne, entre les périodes et le total, et trois options d'affichage règlent leur lecture : appliquer les crédits aux factures, afficher les clients en excédent de crédit, afficher les comptes à zéro.

Le type de chaque paiement d'une facture

Sur la fiche client, l'historique des paiements d'une facture donne le type de chaque ligne : paiement, note de crédit, trop-perçu, dépôt, remboursement ou paiement manuel.

Les étapes d'une importation Acomba

Une colonne État dans l'historique des synchronisations affiche l'étape en cours : réception des données, importation des clients, des factures, des paiements, puis finalisation.

Un courriel, plusieurs destinataires

Une relance peut maintenant s'adresser à plusieurs personnes chez le même client, avec des destinataires en copie. Chaque envoi est suivi personne par personne, alors vous voyez qui a reçu le message et qui ne l'a pas reçu.

• Choisissez les destinataires principaux et en copie parmi les contacts du client
• Modifiez la liste tant que le message n'est pas parti
• La salutation nomme la bonne personne

Modifiez vos gabarits de message

Les gabarits de relance se modifient dans Paramètres, section Gabarits de message. Chaque portail a les siens, et vous décidez pour chacun ce qui est joint au courriel : les factures, l'état de compte, les deux ou rien.

Billie rédige un brouillon de réponse

Quand un client répond, la fenêtre de réponse s'ouvre avec un brouillon rédigé par Billie. Vous le relisez, l'ajustez au besoin et l'envoyez.

Supprimer un contact que vous avez créé

Sur la fiche client, vous pouvez supprimer les contacts créés dans Finaxis. Ceux qui viennent d'un système connecté restent protégés.

Suivez l'avancement d'une synchronisation

Pendant une synchronisation, les colonnes Clients, Contacts, Factures et Paiements affichent le nombre d'éléments traités sur le total.

Une devise par entreprise, des taux figés

Chaque portail travaille désormais dans sa propre devise, et le taux de change d'une facture est figé au moment où elle entre. Les taux historiques de la Banque du Canada ont été importés, alors un rapport sur l'an dernier donne aujourd'hui le même chiffre qu'à l'époque.

• La fiche client affiche une ligne par devise
• Le taux propre à chaque transaction QuickBooks est repris tel quel
• Les objectifs du tableau de bord s'expriment dans la devise du portail

L'importation CSV, refaite au complet

Un nouvel assistant reconnaît le contenu de chaque fichier, vous le fait confirmer, puis vous guide pour associer les colonnes. Une étape de révision vous montre le résultat avant l'importation.

• Les lignes refusées reviennent en CSV avec la raison du refus, à corriger et réimporter
• Les avertissements sont signalés sans bloquer l'importation
• Un bilan s'affiche à la fin de chaque importation

Préparer vos données avec une IA

Un guide prêt à remettre à ChatGPT, Claude ou Gemini pour mettre vos fichiers au bon format avant de les importer.

Nouvelle page Âge des comptes

Le vieillissement de vos comptes à recevoir calculé à la date de facture, pour que vos chiffres concordent avec ceux de votre système comptable.

Les crédits sur la fiche client

La fiche client affiche les crédits du client à part de ses factures. Dans le rapport des comptes à recevoir, chaque crédit est classé selon sa propre date.

Journal d'activité

Une page sous Paramètres retrace l'activité du portail : notes, assignations, paiements, synchronisations. Chaque fiche client mène à son propre journal.

Préparer un appel avec Billie

Avant d'appeler un client, Billie prépare un brief : l'essentiel du dossier, les points à aborder et de quoi répondre aux objections courantes. Après l'appel, vous consignez le résultat, y compris une promesse de paiement, et l'appel entre dans l'historique du client.

• Les points cochés pendant la préparation remplissent le compte rendu
• Le brief s'ouvre en panneau latéral, sans masquer la fiche client

Le détail derrière chaque responsable de compte

Sur le tableau de bord, chaque ligne du détail par responsable de compte ouvre son historique complet de relances des 30 derniers jours.

L'assistant respecte vos permissions

Billie ne voit que ce que votre rôle vous autorise à voir. Les permissions s'appliquent aux outils de l'assistant comme au reste du portail.

Finaxis dans Slack, Teams et Google Chat

Trois passerelles de clavardage pour votre équipe. Le dossier quotidien arrive dans votre canal et la commande /finaxis répond dans la conversation. Ces passerelles servent votre équipe : les relances à vos clients continuent de partir par courriel et par SMS.

• La commande /language fr ou en choisit la langue du robot
• Le robot répond dans la langue de la personne qui lui parle
• Chaque plateforme a sa page d'installation

L'analyse d'un client, en sept volets

L'analyse d'un client est découpée en sept volets, plus rapides à produire et plus faciles à lire. La même analyse se lit en français ou en anglais.

Vous réglez ce qu'est un compte à risque

Une section Risque dans les paramètres. Vous fixez le délai sans paiement et le solde échu minimum qui font passer un client au niveau Dangereux. Les avertissements suivent vos réglages.

Une nouvelle page Actions

La page Actions compte quatre onglets : à approuver, file d'envoi, envoyé, corbeille. Un panneau latéral ouvre une action sans quitter la liste.

Le dossier quotidien par courriel

Un courriel quotidien qui résume les dossiers qui vous attendent, avec un lien qui ouvre le dossier sans passer par la page de connexion. Vous choisissez la fenêtre d'envoi et qui le reçoit.

État de compte récurrent

Envoyez automatiquement un état de compte à vos clients, chaque semaine, chaque mois ou chaque année. Un réglage s'applique à tous, et un client peut avoir le sien.

Un nouveau tableau de bord

Douze indicateurs, chacun ouvrant son propre détail, un sélecteur de responsable de compte et les tendances sur six mois. Quand il n'y a rien à afficher, la raison s'affiche : synchronisation en cours, aucune donnée, aucun compte à recevoir.

Connecteur HubSpot

HubSpot rejoint les connecteurs de Finaxis. Un assistant en quatre étapes vous fait associer vos champs, choisir ce qui se synchronise et confirmer vos clients. Les champs sont groupés par type, et les associations incompatibles sont signalées.

• Tous les contacts d'une entreprise sont synchronisés
• Les enregistrements qu'une synchronisation n'a pas pu importer vous sont signalés

Factures en lot, et une signature par défaut

Sélectionnez plusieurs factures et téléchargez-les en un seul fichier zip, ou supprimez-les en une opération. La boîte de relance par défaut a aussi une signature configurable, ajoutée aux envois manuels.

Un statut pour chaque synchronisation QuickBooks

L'historique QuickBooks affiche un statut par exécution : en attente, en cours, terminée, terminée avec erreurs, échouée.

Les changements QuickBooks en temps quasi réel

Une facture modifiée dans QuickBooks arrive dans Finaxis en temps quasi réel, sans attendre la prochaine synchronisation.

Supprimer des clients en lot

Sélectionnez plusieurs clients dans la liste et supprimez-les en une fois. La confirmation demande de taper un mot, pour éviter toute suppression par accident.

Des synchronisations plus courtes, et un bouton pour tout reprendre

Finaxis ne traite que ce qui a changé chez QuickBooks, ce qui raccourcit les synchronisations. Un bouton Forcer la synchronisation complète reprend tout depuis le début quand vous en avez besoin.

Billie lit vos images

Joignez une capture d'écran ou la photo d'un document à votre conversation avec Billie.

Gmail et Outlook : la connexion d'abord

Pour ajouter une boîte Gmail ou Outlook, vous connectez d'abord le compte. L'adresse courriel est reprise du compte connecté, sans rien saisir.

Billie illustre ses réponses

L'assistant propose plus souvent un graphique, et son écran d'accueil présente les suggestions en cartes.

Changer d'entreprise en restant sur sa page

Quand vous basculez d'un portail à l'autre, vous restez sur la page où vous étiez.

La langue de vos clients vient de votre système

QuickBooks et Acomba portent déjà la langue de vos clients. Finaxis la lit et écrit dans la bonne langue, sans que vous ayez à la ressaisir. Une langue par défaut couvre les contacts qui n'en ont pas.

Billie, l'assistant IA, arrive dans le portail

Posez vos questions en français ou en anglais, et Billie répond à partir de vos données. Chaque conversation a sa propre adresse, à mettre en signet ou à reprendre plus tard.

Les réponses SMS rattachées au bon portail

La réponse d'un client à un SMS arrive dans le portail qui l'a relancé, même quand son numéro figure dans plusieurs portails.

Restez connecté pendant que vous travaillez

La session se renouvelle en arrière-plan, et la période d'inactivité se compte à partir de votre dernière action.

Des graphiques dans la conversation

Billie peut répondre par un graphique, affiché dans la conversation. Il est toujours là quand vous la rouvrez.

Quelques raccourcis au quotidien

Un bouton remplit le montant complet à l'enregistrement d'un paiement. L'heure d'envoi se tape au clavier. La page Comptes à recevoir a une pagination et un en-tête qui reste visible. Et le menu latéral a été réorganisé.

Les paramètres regroupés par section

Les paramètres sont regroupés en sections : entreprise et objectifs, utilisateurs, assignations, courriel, intégrations, sécurité. L'importation de données les rejoint. Le menu utilisateur réunit votre profil et vos portails, et accueille vos préférences de langue et de thème.

Nouvelle page Clients

Des indicateurs en tête de page, des vues sauvegardées et un affichage en kanban. La page d'assignation des clients passe à deux colonnes, avec une barre d'action qui suit le défilement et un garde-fou contre les changements non enregistrés.

Un parcours de connexion redessiné

Connexion, double authentification, choix du portail, mot de passe oublié, invitations : toutes les pages d'entrée ont été refaites. Et si vous êtes déjà connecté, vous repartez directement sur le dernier portail utilisé.

Connecteur Acomba

Acomba se connecte à Finaxis : sélection de l'entreprise à synchroniser, gestion des postes qui font le pont, et planification des synchronisations.

Fiche client et panneau d'action refaits

La fiche client a été redessinée. Le panneau d'action s'ouvre en plein écran, garde ses barres d'outils visibles pendant que vous écrivez, et le mode réponse sépare clairement la conversation de ce que vous rédigez.

Historique de recouvrement

Ce qui a été encaissé sur une période, la tendance semaine par semaine, et la liste des factures derrière le chiffre.

Performance de l'équipe

Une page qui compare vos responsables de compte sur un score composite, avec le détail de chacun à déplier.

Recommandations

Un parcours guidé qui propose l'action suivante sur un compte et vous accompagne étape par étape jusqu'au bout.