Rédiger une relance avec l'assistant IA
L'assistant IA peut rédiger un courriel de relance pour un client, à partir de ses vraies factures en souffrance. Le message devient un brouillon sur la page Actions. Vous le révisez, l'ajustez et décidez du moment de son départ. L'assistant n'envoie jamais rien.
Avant de commencer
- Le client doit avoir un contact avec une adresse courriel et au moins une facture impayée.
- Le brouillon est rédigé dans la langue du contact, et non dans la langue de votre conversation.
Demander un brouillon
- Ouvrez Assistant IA dans le menu de gauche.
- Tapez /relance suivi du nom du client, par exemple /relance Garage Auto Pro, puis appuyez sur Entrée.
- L'assistant trouve le client, vérifie les factures en souffrance et confirme ce qu'il s'apprête à préparer.
- Répondez dans la conversation pour confirmer. Vous pouvez aussi demander un SMS plutôt qu'un courriel, ou donner des consignes comme un ton plus ferme.
À noter : Vous pouvez ignorer la commande et simplement écrire « prépare une relance pour Garage Auto Pro ». Le résultat est le même. Si vous venez de discuter d'un client, « rédige un courriel » s'applique à ce client.
Vérifier d'abord le brouillon existant
Quand un brouillon couvre déjà les mêmes factures pour ce client, l'assistant n'en crée pas un deuxième. Il vous montre le brouillon existant avec sa date de création et vous demande quoi faire.
- L'ouvrir pour lire le sujet, le corps du message et les factures visées.
- Créer un nouveau brouillon quand même, si la situation a changé.
- Annuler le brouillon existant, ce qui le retire de la page Actions.
- Le laisser tel quel et y revenir plus tard.
Réviser le message sans quitter la conversation
- Dans la réponse de l'assistant, cliquez le lien vers le brouillon. Le message s'ouvre dans le même panneau que sur la page Actions.
- Vérifiez les champs De et À, le sujet et le corps du message.
- Modifiez le texte directement, ou cliquez Réécrire avec l'IA pour le faire réécrire avec un autre ton ou une autre langue.
- Ajoutez les PDF des factures avec Pièces jointes, ou un état de compte avec Joindre un état de compte.
- Choisissez la date et l'heure, puis cliquez Programmer l'envoi. Cliquez Supprimer cette action si vous ne voulez pas relancer ce client.
À noter : Les noms de clients dans une réponse sont aussi des liens. Cliquez-en un pour ouvrir la fiche de ce client dans Finaxis.
Suivre le message une fois programmé
- Une fois programmé, le message attend sur la page File d'envoi et peut encore y être annulé.
- Demandez en tout temps à l'assistant où en est une relance. Il vous dit si le message est un brouillon, s'il a été révisé, s'il est planifié, en cours d'envoi ou envoyé.
- Brouillon consulté signifie qu'une personne de votre équipe a ouvert le brouillon dans Finaxis. Cela ne veut jamais dire que le client a lu le courriel.
- Quand le client répond, sa réponse revient comme nouvel élément sur la page Actions.
Résoudre les problèmes de brouillons IA
| Situation | Quoi faire |
|---|---|
| L'assistant dit que le client n'a aucun contact | Une relance demande un contact avec une adresse courriel, ou un numéro de téléphone pour un SMS. Ajoutez le contact sur la fiche client, puis redemandez. |
| Le brouillon est dans la mauvaise langue | Le brouillon suit la langue du contact. Changez cette langue sur la fiche client, ou demandez explicitement à l'assistant un message dans la langue voulue. |
| Vous voulez changer le texte depuis la conversation | L'assistant ne peut pas réécrire un brouillon existant. Ouvrez le brouillon, puis utilisez Réécrire avec l'IA ou modifiez le texte vous-même. |
| Des demandes répétées ont créé plusieurs brouillons de SMS | La protection contre les doublons couvre les brouillons de courriel. Demandez à l'assistant d'annuler les SMS en trop, ou retirez-les de la page Actions. |
| La programmation est refusée | Votre forfait inclut un nombre de messages par mois. Quand la limite est atteinte, les envois s'arrêtent jusqu'à la période suivante. Communiquez avec votre administrateur. |
Besoin d'un coup de main avec une relance? Écrivez à [email protected] et notre équipe vous aidera.
Articles liés
Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez?
Notre équipe de soutien est là pour vous aider.