Lire les tuiles de soldes et de retard
Sept des douze tuiles du tableau de bord décrivent les sommes qu'on vous doit et leur retard. Quatre d'entre elles sont des variantes du même solde, ce qui explique qu'elles puissent afficher le même montant sur un portefeuille où tout est déjà en retard. Cet article donne la définition exacte de chacune, et la différence pratique entre elles.
Les quatre soldes en un coup d'oeil
| Tuile | Ce qu'elle additionne | À lire quand |
|---|---|---|
| Solde clients | Tout ce que doivent vos clients actifs, sur les cinq tranches d'ancienneté. | Vous voulez le chiffre principal de votre portefeuille. |
| Solde sans relance | Le solde impayé des clients qui n'ont aucun message programmé dans la file d'envoi. | Vous voulez savoir ce qui n'est pas encore relancé. |
| Solde en retard | Les quatre tranches échues additionnées. Exclut les montants non encore dus. | Vous voulez la part du solde qui a réellement dépassé son échéance. |
| 91 jours et plus | La tranche la plus ancienne seule, avec les clients qui la composent. | Vous voulez l'exposition la moins susceptible d'être recouvrée. |
À noter : Les quatre chiffres sont égaux sur un portefeuille où toutes les factures ouvertes sont en retard et où aucun client n'a de message programmé. C'est un état réel, pas une erreur. Lisez la petite étiquette sous chaque montant pour distinguer les tuiles.
Solde clients
C'est l'indicateur principal de la santé du portefeuille : le total dû par vos clients actifs, toutes tranches d'ancienneté confondues. La fenêtre ajoute le nombre de comptes actifs et la répartition complète par ancienneté.
| Tranche | Signification |
|---|---|
| Courant | Pas encore échu. |
| 1-30 j | De un à 30 jours de retard. |
| 31-60 j | De 31 à 60 jours de retard. |
| 61-90 j | De 61 à 90 jours de retard. |
| 91+ j | Plus de 90 jours de retard. |
Chaque ligne affiche sa part du total et son montant, et chaque ligne est un lien : cliquez dessus pour ouvrir votre liste de comptes à recevoir filtrée sur cette tranche.
Solde sans relance
Cette tuile répond à une question qu'aucune autre ne pose : quelle part de ce qu'on vous doit n'a rien de programmé. Elle additionne le solde impayé de chaque client sans message en attente dans la file d'envoi, ce qui en fait votre liste prioritaire.
- La fenêtre indique le nombre de clients concernés, le nombre de factures et la part du solde clients qu'ils représentent.
- Le tableau liste chaque client avec son nombre de factures, l'âge de sa plus vieille facture, son solde dû et un statut Aucun envoi programmé.
- Cliquez sur Relancer sur une ligne pour amorcer une relance pour ce client sans quitter la fenêtre.
À noter : Programmer un message sur un client le retire de cette tuile. Le chiffre mesure la couverture, pas le risque : un nombre bas est donc une bonne nouvelle, même si votre solde est élevé.
Solde en retard
Le solde en retard est la somme des quatre tranches échues : 1-30, 31-60, 61-90 et 91 et plus. Les montants non encore dus sont exclus : cette tuile est donc toujours inférieure ou égale à votre solde clients.
Parce qu'elle est construite en additionnant les tranches, la valeur principale correspond toujours au cent près à son propre tableau de répartition. La fenêtre compare aussi votre part en retard à une référence de < 20 % du solde total.
91 jours et plus
Cette tuile isole votre exposition la plus ancienne : les clients ayant au moins une facture impayée depuis plus de 90 jours. Sa fenêtre est la plus détaillée des quatre, parce que ce sont ces comptes qui finissent en radiations.
- Le montant en souffrance dans la tranche 91 et plus, et le nombre de clients touchés.
- La part du portefeuille qu'il représente, comparée à une référence de < 5 %.
- Le retard moyen tous comptes confondus, à titre de contexte.
- Un Risque de perte estimé, calculé avec un taux de perte moyen de 60 % du montant de 91 et plus.
- Un tableau Comptes les plus critiques qui classe les clients par montant de 91 et plus, avec le nombre de jours de retard de chacun.
À noter : Le risque de perte estimé est un chiffre indicatif bâti sur un taux de perte fixe de 60 %. C'est un signal pour agir sur ces comptes, pas une provision comptable.
Paiements partiels à l'arrêt
Cette tuile attrape un cas que les tranches d'ancienneté cachent : une facture qui a reçu un paiement partiel, puis plus rien. Finaxis considère un dossier à l'arrêt quand il n'a eu aucune activité de paiement depuis plus de 60 jours.
- Le montant est le total des soldes restants de ces dossiers.
- Le tableau donne le client, le numéro de facture, le montant qui reste à payer, et la date du dernier paiement avec le nombre de jours écoulés depuis.
- Cliquez sur Relancer sur une ligne pour reprendre contact avec ce client.
Un client qui a payé une partie d'une facture a reconnu la dette, ce qui rend d'habitude ces dossiers plus faciles à recouvrer qu'un compte silencieux du même âge. C'est pour cela qu'ils ont leur propre tuile.
Retard moyen
Le retard moyen est le temps entre l'échéance d'une facture et aujourd'hui, moyenné sur vos factures échues et pondéré par les montants. Plus une facture est élevée, plus son retard fait bouger le chiffre. La fenêtre montre la cible, une jauge et une répartition indicative donnant la moyenne pondérée en jours de chaque tranche.
À noter : Ce n'est pas le temps que vos clients prennent pour payer. Le chiffre mesure le retard de votre solde ouvert en ce moment : il continue donc de grimper tant qu'une facture reste impayée. Pour le délai entre la facture et le paiement sur l'argent déjà encaissé, ouvrez la section Rapports du menu.
Comme la moyenne est pondérée par les montants, une seule grosse facture ancienne peut tirer le chiffre bien au-delà de ce à quoi ressemble la majorité de vos comptes. Lisez le tableau de répartition pour voir où se trouve réellement le poids.
Top 5 des comptes en retard
Cette tuile classe les cinq clients dont les factures échues totalisent le plus, et indique quelle part de tout votre solde en retard ils portent. Sur bien des portefeuilles, cette part en représente l'essentiel : elle vous dit où passer votre matinée.
- Le total du Top 5 et la part du solde en retard qu'il représente.
- Un tableau classé avec le solde en retard de chaque client, son retard en jours et la date de sa plus vieille facture.
- Une action Relance sur chaque ligne.
À noter : Cette fenêtre n'a pas de graphique d'évolution. Elle décrit qui vous doit le plus en ce moment plutôt qu'un mouvement dans le temps.
Dépannage
| Situation | Quoi faire |
|---|---|
| Le solde en retard égale le solde clients | Toutes les factures ouvertes ont dépassé leur échéance et rien ne se trouve dans la tranche Courant. Ouvrez la fenêtre Solde des comptes clients et vérifiez que la ligne Courant est vide. |
| Le retard moyen semble beaucoup trop élevé | Il est pondéré par les montants : une seule grosse facture ancienne le domine. Lisez la répartition indicative pour voir quelle tranche porte le poids. |
| Un client apparaît dans la liste 91 et plus mais pas dans le Top 5 | Le Top 5 classe sur le solde en retard total, toutes tranches confondues. Un compte très ancien mais petit peut être critique sans être gros. |
| Le montant de 91 et plus diffère de la même colonne du rapport d'âges | Vérifiez que les deux ont la même portée. Le tableau de bord suit la liste des responsables de l'en-tête, et votre rapport d'âges peut porter des filtres ou une vue enregistrée. |
| Le solde sans relance ne baisse pas après l'envoi d'une relance | La tuile compte les messages programmés dans la file d'envoi. Cliquez sur Recalculer les données dans l'en-tête, puis vérifiez que le client a un message en attente. |
Besoin du calcul exact d'une de ces tuiles ? Ouvrez-la et déployez Formule de calcul au bas de la fenêtre. Si le doute persiste, écrivez à [email protected].
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