Réécrire une relance avec l'IA

Mis à jour le S'applique à : Tous les forfaits
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Chaque relance que vous ouvrez dans Finaxis peut être réécrite par l'IA. Elle rédige pour ce client précis, à partir de son historique de facturation et des factures liées au message. Vous révisez toujours le résultat avant qu'il remplace votre texte, et l'IA n'envoie jamais rien.

Avant de commencer

  • Ouvrez une relance par courriel, depuis la page Actions, depuis une carte de recommandation ou depuis une fiche client.
  • Vous devez avoir le droit d'envoyer des relances dans votre compte Finaxis.

Ouvrir la fenêtre de réécriture

  1. Ouvrez la relance que vous voulez améliorer.
  2. Sous le corps du message, cliquez Réécrire avec l'IA.
  3. La fenêtre s'ouvre avec la langue déjà réglée sur celle du contact.
La fenêtre Réécrire avec l'IA dans Finaxis, avec le sélecteur de langue, l'heure d'envoi prévue, le curseur d'intensité du ton et le champ d'instructions supplémentaires.

Régler la langue, le ton et vos consignes

  • Langue : français ou anglais. Laissez la valeur suggérée pour écrire dans la langue que lit votre contact.
  • Heure d'envoi prévue : la date à laquelle le message doit partir. Les jours de retard du message sont calculés pour cette date, alors le client lit le bon nombre de jours.
  • Intensité du ton : glissez d'amical à ferme. La position du milieu correspond au ton neutre et professionnel.
  • Instructions supplémentaires : jusqu'à 1000 caractères, par exemple « mentionne l'entente de paiement discutée au téléphone » ou « écris le message en cinq phrases ou moins ». Vos consignes ont priorité sur le réglage du ton.

Générer et réviser le résultat

  1. Cliquez Générer. La première réécriture pour un client peut être un peu plus longue, parce que Finaxis bâtit d'abord son profil.
  2. Lisez le Sujet et le Corps proposés.
  3. Vérifiez les valeurs mises en évidence dans le texte : nom du contact, numéros de facture, montants, échéances et jours de retard.
  4. Cliquez Accepter pour reporter le résultat dans votre message, ou Fermer pour l'abandonner et garder votre texte.
Une relance réécrite par l'IA dans Finaxis, avec le sujet et le corps proposés, et les numéros de facture, les montants et les échéances mis en évidence comme valeurs.

À noter : Ces valeurs mises en évidence sont des variables. Finaxis les remplace par des chiffres à jour au moment où le message part, dans la langue et la devise du client. L'IA n'écrit jamais un montant à la main : c'est pour cette raison que les chiffres restent exacts même si vous planifiez l'envoi la semaine prochaine.

Affiner le résultat

  1. Laissez cochée la case Utiliser le résultat actuel pour la regénération. Elle apparaît dès que vous avez un premier résultat.
  2. Écrivez ce que vous voulez changer dans Instructions supplémentaires, par exemple « plus court » ou « propose de séparer le solde en deux versements ».
  3. Cliquez Regénérer. L'IA ajuste le message que vous avez déjà au lieu de repartir à zéro.
  4. Répétez autant de fois que nécessaire, puis cliquez Accepter.

À noter : Bouger le curseur du ton décoche cette case et relance une réécriture à partir de votre message d'origine. La langue ne peut pas non plus être changée tant que la case est cochée. Décochez-la, ou générez de nouveau, pour changer de langue.

Envoyer le message

Le texte accepté se retrouve dans le message, où vous pouvez continuer à le modifier. Ajoutez des pièces jointes au besoin, puis programmez l'envoi comme d'habitude. L'IA rédige, vous envoyez.

  • L'IA n'ajoute jamais de signature. Finaxis ajoute la vôtre au moment du départ du message.
  • Quand plusieurs factures sont jointes, le message énumère chacune d'elles.
  • Le message passe par la File d'envoi, où vous pouvez encore l'annuler.

Résoudre les problèmes de réécriture

Situation Quoi faire
Le bouton Réécrire avec l'IA est absent Le bouton apparaît sur les relances par courriel. Il n'est offert ni sur les réponses à un client, ni sur les SMS.
Le résultat ressemble à votre texte d'origine Quand une réécriture risque de perdre un numéro de facture ou un montant, Finaxis garde plutôt votre texte. Générez de nouveau, ou reformulez vos consignes.
Un message d'erreur avec une option pour réessayer Finaxis a déjà réessayé de lui-même. Cliquez l'option pour réessayer et vérifiez que des factures du client sont liées au message.
Le message est sorti dans la mauvaise langue Choisissez la langue dans le haut de la fenêtre avant de générer. La valeur suggérée suit la langue du contact indiquée sur la fiche client.
La génération est longue La première réécriture pour un client bâtit son profil. Les suivantes sont plus rapides.

Vous n'obtenez pas le texte souhaité? Écrivez à [email protected] et notre équipe vous aidera.

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