Comprendre les colonnes d'ancienneté et le risque de paiement
Chaque chiffre de la liste des comptes à recevoir provient de vos factures, recalculé au moment où vous ouvrez la page. Les comptables connaissent cette vue sous le nom de rapport d'âges des comptes, et QuickBooks publie la même chose sous le nom de rapport de classement chronologique. Cet article explique les trois règles derrière les chiffres : quelles factures comptent, dans quelle colonne chaque montant tombe, et comment le badge de risque de paiement est déterminé.
Quelles factures comptent
Une facture apparaît dans la liste des comptes à recevoir tant qu'une partie reste due. Le montant rapporté par Finaxis est le total de la facture moins les paiements enregistrés : une facture partiellement payée ne contribue donc que pour son solde restant. Une facture entièrement payée ne contribue à rien, et un client dont toutes les factures sont réglées quitte la liste.
- Les notes de crédit et les paiements réduisent le solde dès qu'ils arrivent dans Finaxis.
- Les montants sont convertis dans votre devise d'affichage. Changez de devise et toute la liste est recalculée.
- Rien n'est réécrit dans votre logiciel comptable. Finaxis lit vos factures, il ne les modifie jamais.
Dans quelle colonne tombe un montant
Finaxis calcule l'ancienneté de chaque facture à partir de sa date d'échéance. Quand une facture n'en porte pas, il se rabat sur la date de facturation.
| Colonne | La date de la facture est |
|---|---|
| Courant | Aujourd'hui ou plus tard : la somme n'est pas encore échue. |
| 1-30 | Passée de un à 30 jours. |
| 31-60 | Passée de 31 à 60 jours. |
| 61-90 | Passée de 61 à 90 jours. |
| 91+ | Passée de plus de 90 jours. |
À noter : Une facture qui ne porte ni date d'échéance ni date de facturation est comptée dans Courant. Elle demeure dans le total du client, rien n'est perdu, mais elle n'est pas traitée comme en retard tant qu'une date n'atteint pas Finaxis.
Comment le badge de risque est déterminé
Le badge Risque de paiement de la liste des comptes à recevoir lit la répartition du solde du client entre les colonnes. Les règles sont vérifiées dans l'ordre, et la première qui s'applique fixe le niveau.
| Niveau | S'applique quand |
|---|---|
| Critique | Plus de 40 % du solde se trouve dans 91+, ou le compte porte un montant dans 91+ sur un solde de plus de 150 000 $. |
| Élevé | Plus de 10 % du solde se trouve dans 91+, ou plus de 30 % se trouve dans 61-90. |
| Modéré | Un montant quelconque se trouve dans 61-90, ou plus de 30 % se trouve dans 31-60. |
| Faible | Aucun des cas ci-dessus. Un solde entièrement courant est toujours Faible. |
Le badge porte sur la forme du solde, pas sur sa taille. Un petit compte entièrement dans 91+ affiche Critique, et un gros compte payé dans les délais affiche Faible. C'est voulu : il pointe les relations qui dérivent, peu importe le montant en dollars.
À noter : Le même badge apparaît sur la fiche d'un client, où il signifie autre chose : là, il reflète la façon dont le client vous a payé par le passé. Sur la liste des comptes à recevoir, il reflète ce que le client vous doit aujourd'hui. Les deux peuvent diverger, et les deux sont utiles.
Quand les chiffres se rafraîchissent
Finaxis recalcule la liste chaque fois que vos données comptables entrent, et chaque fois qu'une facture ou un paiement change de son côté. Entre ces événements, les chiffres sont conservés pour que la page s'ouvre instantanément, et ils sont rafraîchis au moins une fois par jour.
- Une synchronisation avec votre logiciel comptable rafraîchit toute la liste.
- L'enregistrement d'un paiement ou la modification d'un total de facture la rafraîchit aussi.
- Comme les colonnes sont mesurées par rapport à la date du jour, une facture passe d'une colonne à l'autre d'elle-même en vieillissant.
Résoudre les écarts de chiffres
| Situation | Pourquoi |
|---|---|
| Une facture en retard se trouve dans Courant | Elle est arrivée dans Finaxis sans date d'échéance ni date de facturation. Ajoutez une date d'échéance dans votre logiciel comptable, puis synchronisez. |
| Le total d'un client ne concorde pas avec votre logiciel comptable | Un paiement n'a probablement pas encore été importé. Lancez une synchronisation, puis comparez de nouveau. |
| Un montant semble faux après un changement de devise | Finaxis convertit avec les taux de change de votre instance. Une facture dans une devise sans taux est comptée à sa valeur nominale. |
| Le badge de risque n'a pas bougé après un paiement | Le badge suit la part du solde dans chaque colonne, pas le montant payé. Payer les factures les plus récentes peut même faire monter le niveau. |
Un chiffre que vous n'arrivez pas à expliquer? Écrivez à [email protected] avec le nom du client et le numéro de facture, et notre équipe le retracera avec vous.
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